Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Sebelum menjelaskan pengertian tentang
Manajemen Kearsipan yang ditugaskan sama dosenku, terlebih dahulu saya ucapkan
Terima Kasih kepada Bapak Airlangga Bramayhuda, MM. selaku dosen dalam
pelajaran Administrasi, karna tanpa beliau mungkin saya tidak akan pernah
mempunyai Blogger ^-^, dari dulu saya selalu ingin mempunyai blogger sendiri
tapi gak sempet (gara2 “males”, hehehe), alasan lain yaitu karna sulit
atau ribet… tapi kenyataannya membuat Blogger itu sangatlah mudah, ya terkadang
agak ribet dikit sih, tapi ribetnya mengasyikkan soalnya saya jadi ngerti dan
ngotak-atik aplikasi bloggerku sendiri.
Oke, saya akan memulai pembahasan mengenai Manajemen Kearsipan. Dimana manajemen kearsipan
itu menyangkut tentang pengaturan penyimpanan data-data atau dokumen yang
tersimpan atau disimpan dalam bentuk ilmiah atau teknologi. Kearsipan adalah
suatu penyimpanan data dengan menggunakan sistem tertentu secara sistematis
sehingga apabila data tersebut diperlukan dapat ditemukan dengan mudah dan
cepat. Tujuan adanya kearsipan adalah untuk menjaga keselamatan data atau
dokumen-dokumen yang dipertanggung jawabkan, mempermudah menemukan data atau
dokumen pada saat diperlukan, memelihara kelestarian dan kerahasian arsip, dan
meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengguna baru. Sedangkan Manajemen
adalah sistem yang mengatur sesuatu untuk memperoleh suatu hasil dengan
mencapai tujuan tertentu dan dilandasi pada planning (rencana),
organizing (mengorganisir), actuating (penggerakan), dan controlling (pengawasan).
Dalam kearsipan
juga terdapat model dalam mengelola arsip, yaitu :
1. Life Cycle, kearsipan data yang penyimpanannya dimulai
dari penciptaan, pemusnaan, pengelola, penyusutan, penyimpanan, sampai pada
penyerahan arsip nasional.
2.
Ricords Continuum Model,
kearsipan data yang disimpan secara berkelanjutan.
Ada
juga jenis-jenis arsip yang dibedakan dengan beberapa factor seperti
berdasarkan fungsi, sifat, bentuk, dan subyeknya diantaranya :
1. Arsip berdasarkan fungsinya,
menurut fungsinya arsip ada dua macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Dimana Arsip Dinamis itu data atau dokumennya digunakan dalam pelaksanaan atau
penyelenggaraan mengenai administrasi perkantoran. Sedangkan Arsip Statis itu
biasanya tidak digunakan lagi datanya dalam kegiatan perkantoran sehari-hari,
tetapi saat dibutuhkan saja seperti saat meeting, dll.
2.
Arsip berdasarkan sifatnya, dimana
Arsip yang digunakan dibedakan dengan arsip tertutup dan terbuka. Arsip
tertutup itu berisikan data atau dokumen penting tentang kerahasiaan surat-surat
perusahaan. Sedangkan arsip terbuka yaitu data atau dokumen yang boleh
diketahui atau dilihat oleh umum.
3. Arsip berdasarkan bentuk yaitu
data atau dokumennya terdiri dari berbagai macam, misalnya surat keputusan atau
data persetujuan dengan perusahaan lain yang berupa lembaran, maka
penyimpanannya digolongkan dalam lembaran-lembaran. Sedangkan data yang berupa
file akan disimpan dalam teknologi atau computer kearsipan.
4. Arsip berdasarkan subyeknya atau
isinya, misalnya data yang berisikan tentang keuangan, maka penyimpanan
arsipnya di golongkan pada arsip keuangan, begitupun sebaliknya.
Jadi, Manajemen Kearsipan adalah
melakukan pengawasan sistematik dan ilmiah mulai dari penciptaan, atau
penerimaan arsip, kemudian pemrosesan, penyebaran, pengorganisasian,
penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip atau data. Bentuk kearsipannya dapat
berupa lembaran ataupun data file.
