Manajemen Kearsipan

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Sebelum menjelaskan pengertian tentang Manajemen Kearsipan yang ditugaskan sama dosenku, terlebih dahulu saya ucapkan Terima Kasih kepada Bapak Airlangga Bramayhuda, MM. selaku dosen dalam pelajaran Administrasi, karna tanpa beliau mungkin saya tidak akan pernah mempunyai Blogger ^-^, dari dulu saya selalu ingin mempunyai blogger sendiri tapi gak sempet (gara2 “males”, hehehe), alasan lain yaitu karna sulit atau ribet… tapi kenyataannya membuat Blogger itu sangatlah mudah, ya terkadang agak ribet dikit sih, tapi ribetnya mengasyikkan soalnya saya jadi ngerti dan ngotak-atik aplikasi bloggerku sendiri.

Oke, saya akan memulai pembahasan mengenai Manajemen Kearsipan. Dimana manajemen kearsipan itu menyangkut tentang pengaturan penyimpanan data-data atau dokumen yang tersimpan atau disimpan dalam bentuk ilmiah atau teknologi. Kearsipan adalah suatu penyimpanan data dengan menggunakan sistem tertentu secara sistematis sehingga apabila data tersebut diperlukan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. Tujuan adanya kearsipan adalah untuk menjaga keselamatan data atau dokumen-dokumen yang dipertanggung jawabkan, mempermudah menemukan data atau dokumen pada saat diperlukan, memelihara kelestarian dan kerahasian arsip, dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengguna baru. Sedangkan Manajemen adalah sistem yang mengatur sesuatu untuk memperoleh suatu hasil dengan mencapai tujuan tertentu dan dilandasi pada planning (rencana), organizing (mengorganisir), actuating (penggerakan), dan controlling (pengawasan).

Dalam kearsipan juga terdapat model dalam mengelola arsip, yaitu :

1.      Life Cycle, kearsipan data yang penyimpanannya dimulai dari penciptaan, pemusnaan, pengelola, penyusutan, penyimpanan, sampai pada penyerahan arsip nasional.

2.      Ricords Continuum Model, kearsipan data yang disimpan secara berkelanjutan.

Ada juga jenis-jenis arsip yang dibedakan dengan beberapa factor seperti berdasarkan fungsi, sifat, bentuk, dan subyeknya diantaranya :

1.    Arsip berdasarkan fungsinya, menurut fungsinya arsip ada dua macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dimana Arsip Dinamis itu data atau dokumennya digunakan dalam pelaksanaan atau penyelenggaraan mengenai administrasi perkantoran. Sedangkan Arsip Statis itu biasanya tidak digunakan lagi datanya dalam kegiatan perkantoran sehari-hari, tetapi saat dibutuhkan saja seperti saat meeting, dll.

2.      Arsip berdasarkan sifatnya, dimana Arsip yang digunakan dibedakan dengan arsip tertutup dan terbuka. Arsip tertutup itu berisikan data atau dokumen penting tentang kerahasiaan surat-surat perusahaan. Sedangkan arsip terbuka yaitu data atau dokumen yang boleh diketahui atau dilihat oleh umum.

3.  Arsip berdasarkan bentuk yaitu data atau dokumennya terdiri dari berbagai macam, misalnya surat keputusan atau data persetujuan dengan perusahaan lain yang berupa lembaran, maka penyimpanannya digolongkan dalam lembaran-lembaran. Sedangkan data yang berupa file akan disimpan dalam teknologi atau computer kearsipan.

4.  Arsip berdasarkan subyeknya atau isinya, misalnya data yang berisikan tentang keuangan, maka penyimpanan arsipnya di golongkan pada arsip keuangan, begitupun sebaliknya.

Jadi, Manajemen Kearsipan adalah melakukan pengawasan sistematik dan ilmiah mulai dari penciptaan, atau penerimaan arsip, kemudian pemrosesan, penyebaran, pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip atau data. Bentuk kearsipannya dapat berupa lembaran ataupun data file.